Medewerker Secretariaat
Solliciteren kan t/m 1 oktober 2023
Kom jij ons versterken binnen de fascinerende wereld van onderwijs en onderzoek? Houd je van een afwisselend takenpakket, ben je proactief, kan je de hoofdtaken van bijtaken onderscheiden én zie je ook nog oorzaak en gevolg? Jouw ervaring in administratieve secretariële dienstverlening maakt je een onmisbare schakel binnen het secretariaat van de opleidingen Algemeen Vormend Onderwijs (AVO) en Beroepsonderwijs (BO) van het domein Bewegen en Educatie. Sluit je aan bij collega’s op wie je kunt rekenen! Jouw nieuwe baan begint bij hogeschool Windesheim in Zwolle.
Aan deze baan geef jij invulling
Als medewerker secretariaat ben je een belangrijke schakel in ons team. Je bent het aanspreekpunt voor studenten, docenten en het opleidingsmanagement AVO-BO. Binnen deze veelzijdige baan verricht je o.a. secretariële, administratieve en stagegerichte taken. Je bent in staat om snel te schakelen tussen de verschillende taken, je werkt zelfstandig en proactief. Daarnaast ben je in staat om prioriteiten te stellen. Meer in detail ben jij als medewerker secretariaat bezig met:
- Organisatie en monitoring van de kritische processen zoals bijvoorbeeld check eindwerk, diplomering(en), literatuurlijsten, etc.
- Mails van studenten en docenten beoordelen, afhandelen en/of doorverwijzen. Daarnaast veelvoorkomende dagelijkse werkzaamheden, denk aan telefoontjes beantwoorden, lokaalaanvragen of het actueel houden van de secretariaatsagenda.
- Studenten- en docentenjaarplanning opstellen i.s.m. docenten en het management. Vervolgens verwerk je de docentenjaarplanning in Outlook;
- Organiseren van feesten en partijen, te denken aan bijvoorbeeld: diplomeringen, jubilea en afscheid collega’s;
- Stagegerelateerde werkzaamheden; zoals het verwerken van aanmeldingen en drempelcheck;
Welkom bij Windesheim
Een hogeschool waar iedereen zich gewaardeerd én thuis mag voelen. Gelijke kansen staan bij ons centraal en onze kracht ligt in samenwerking. We dragen bij aan relevant onderzoek gericht op een inclusieve en duurzame samenleving. En we helpen nieuwe professionals op weg in hun loopbaan. Dat doen we door te werken aan eigen leerroutes voor de studenten en door onze opleidingsmogelijkheden steeds beter af te stemmen op wat nodig is. Zo bouwen we samen aan de toekomst.
Op onze campus in Zwolle kun je meer dan werken alleen. Het is een energieke gemeenschap, met veel mensen, activiteiten en een grote hoeveelheid voorzieningen. Een uitgebreide campuswinkel, restaurants, cafés en als je wilt sporten kan dat in onze sportschool of het zwembad. De campus ligt net buiten het bruisende centrum van Zwolle. In het buitengebied, tegen de IJssel aan, grenzend aan een bos van 20 hectare.
Jij sluit je aan bij zes collega’s van het secretariaat AVO-BO en twee collega’s van het Praktijkbureau. Kenmerkend aan jouw team zijn de saamhorigheid en nauwe samenwerking binnen het secretariaat, praktijkbureau en het onderwijs. Binnen het secretariaat heeft elke collega een eigen takenpakket. We zijn betrokken bij elkaars werk en wel en wee. We zien elkaar elke maandagochtend op de campus. Dat is vaste prik. Daarnaast proberen we regelmatig met de collega's die op de campus zijn, samen te lunchen en zorgen we er ook voor dat we elkaar altijd weten te vinden.
“De veelzijdigheid aan werkzaamheden, het samenwerken met veel collega's en alle ontwikkelingen die er continu zijn in het onderwijs en in de organisatie maken dat het werk uitdagend blijft en jezelf ook kunt blijven ontwikkelen”. Freeke Schippers (Medewerker Secretariaat)
Op onze campus in Zwolle kun je meer dan werken alleen. Het is een energieke gemeenschap, met veel mensen, activiteiten en een grote hoeveelheid voorzieningen. Een uitgebreide campuswinkel, restaurants, cafés en als je wilt sporten kan dat in onze sportschool of het zwembad. De campus ligt net buiten het bruisende centrum van Zwolle. In het buitengebied, tegen de IJssel aan, grenzend aan een bos van 20 hectare.
Jij sluit je aan bij zes collega’s van het secretariaat AVO-BO en twee collega’s van het Praktijkbureau. Kenmerkend aan jouw team zijn de saamhorigheid en nauwe samenwerking binnen het secretariaat, praktijkbureau en het onderwijs. Binnen het secretariaat heeft elke collega een eigen takenpakket. We zijn betrokken bij elkaars werk en wel en wee. We zien elkaar elke maandagochtend op de campus. Dat is vaste prik. Daarnaast proberen we regelmatig met de collega's die op de campus zijn, samen te lunchen en zorgen we er ook voor dat we elkaar altijd weten te vinden.
“De veelzijdigheid aan werkzaamheden, het samenwerken met veel collega's en alle ontwikkelingen die er continu zijn in het onderwijs en in de organisatie maken dat het werk uitdagend blijft en jezelf ook kunt blijven ontwikkelen”. Freeke Schippers (Medewerker Secretariaat)
Jouw bijdrage
Ieder mens heeft een eigen unieke achtergrond. En wij geloven dat waar verschillen samenkomen, resultaten kunnen bloeien. Dat jij veel energie krijgt van goed samenwerken spreekt dus wat ons betreft voor zich. Verder zien we graag dat jij voor de vacature van medewerker secretariaat leergierigheid en luistervaardigheid meebrengt. Daarnaast heb/ben je:
- Een afgeronde MBO-4 opleiding en goede Officevaardigheden;
- Talent om processen soepel te laten verlopen en deze continu te willen verbeteren;
- In staat om het overzicht te bewaren rondom diverse (complexe) projecten, je bent zelfstandig en neemt het initiatief en bent normstellend;
- Iemand die snel schakelt en ad-hoc werk oppakt;
- Het vermogen gemakkelijk overzicht te behouden en prioriteiten te stellen, ook in stressvolle situaties;
- Proactief en werkt zowel graag zelfstandig als in teamverband.
Jouw vooruitzicht
Werken in een stimulerende omgeving waarin we je aanmoedigen kansen te benutten. En waarin jij jezelf mag en kunt zijn. Als medewerker secretariaat kun jij voor 20 uur per week impact maken op mensen, het werkveld, de maatschappij en daarmee op de toekomst. Daarnaast mag je (op basis van 40 uur per week) rekenen op:
- een brutomaandsalaris tussen € 2.724,- en € 3.631,- (schaal 7 cao hbo(opent in nieuw tabblad))
- een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden, met kans op verlenging
- 53 vakantiedagen per jaar
- 8% vakantiegeld
- 8,3% eindejaarsuitkering
- een flexibele reiskostenregeling, helemaal afgestemd op jouw wijze van vervoer.
- volop ontwikkelingsmogelijkheden via ons eigen interne opleidingsinstituut en GoodHabitz
- vers fruit op je werkplek en sportfaciliteiten
- een jaarlijkse vergoeding voor vakliteratuur en een gratis museumjaarkaart
- thuiswerkfaciliteiten zoals een laptop, die hybride werken mogelijk maken
Solliciteer en sluit je aan
Zoek jij afwisseling in je werk en ga jij met jouw ervaring het verschil maken? Solliciteer dan als medewerker secretariaat met een motivatie en je cv. Beantwoord in je motivatie in ieder geval onderstaande vragen. Dat helpt ons bij het zo objectief mogelijk werven en selecteren:
- Wat spreekt je aan in deze functie en waarom?
- Hoe zou je jouw organisatorische vaardigheden typeren?
- Met welke eigenschappen kom je ons team versterken?
Wat je kunt verwachten
Sollicitatieformulier ingevuld en verzonden? Na een eerste selectie laten we je weten of we je uitnodigen voor een kennismaking. Zijn we allebei enthousiast na dit gesprek? Dan volgt een tweede gesprek. Willen wij én jij na dit gesprek collega’s worden? Dan doen we je een aanbod voor een contract.
- Uiterlijk binnen 5 werkdagen na 3 oktober krijg je een reactie.
- De gesprekken zijn op woensdagochtend 11 oktober of donderdag 12 oktober in Zwolle.
- Deze vacature is gelijktijdig intern en extern geplaatst.
- Let op: Interne kandidaten vragen we om uiterlijk maandag 25 september hun interesse voor deze rol kenbaar te maken. Gesprekken voor interne medewerkers staat gepland op donderdagmiddag 28 september.
- Een referentiecheck kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
Deze vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Geschikte interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.
Solliciteren kan t/m 1 oktober 2023
Inhoudelijke vragen over de functie?
Stel ze aan Chantal Eversen
Contactpersoon
Vragen over de sollicitatieprocedure?
Stel ze aan Erik van den Berg
Recruiter voor domein Bewegen en Educatie
Neem contact met ons op
Cookie instellingen
Windesheim maakt gebruik van functionele en analytische cookies om het gebruik van de website te optimaliseren. Daarnaast maken we gebruik van cookies voor marketingdoeleinden. Hiermee kunnen we je gedrag volgen op websites. Ook delen we informatie over jouw gebruik van onze sites met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Lees ons cookiestatement voor meer informatie.