Ambtelijk Secretaris Deelraden Bewegen & Educatie en Diensten

De Deelraad Bewegen en Educatie (BE) zoekt een nieuwe ambtelijk secretaris voor 0,3 fte. Daarnaast zoeken we een nieuwe ambtelijk secretaris voor de Deelraad Diensten voor 0,2 fte. Jij gaat in deze functie (administratief secretariële) werkzaamheden voor beide deelraden verrichten. Vind je het leuk om deze twee functies binnen hogeschool Windesheim te combineren. Sluit je aan bij collega’s op wie je kunt rekenen. Jouw nieuwe baan begint bij hogeschool Windesheim in Zwolle!

Windesheim heeft medezeggenschap hoog in het vaandel staan. Naast de Centrale Medezeggenschapsraad (CMR) kennen we binnen onze hogeschool diverse organen, zoals de Opleidingscommissies (OC’s), de domein-deelraden en een deelraad-diensten. In de deelraad hebben zowel personeels- als studentleden zitting. De deelraad behartigt de belangen van medewerkers en studenten van het domein en diensten en kan invloed uitoefenen op de arbeids- en studieomstandigheden binnen ons domein. De deelraad diensten behartigt de belangen van de medewerkers van de diensten en kan invloed uitoefenen op de arbeids- en werkomstandigheden binnen de diensten. Over een aantal zaken heeft de deelraad instemmings- en adviesbevoegdheid, zoals de organisatie-ontwikkelingsplannen, de begrotingen, het opleidingspecifieke deel van het studentenstatuut. De ondersteuning van een ambtelijk secretaris is daarbij onmisbaar.

Je werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch zijn verdelen in werkzaamheden rondom de wekelijkse werkoverleggen (agendaoverleg met het DB, vergaderingen inhoudelijk voorbereiden, agenda opmaken en versturen, notuleren, het bewaken van gemaakte afspraken en besluitenlijsten,
verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie, enz.), werkzaamheden rondom een maandelijkse overlegvergadering met het MT (agenda en documentatie opmaken en versturen, notuleren, aanwezigheid verwerken, archiveren en beheren van stukken, regelen van ruimte en catering), werkzaamheden rondom de overleggen met de voorzitters OC’s 6 keer per jaar (overleg met het DB, vergadering inhoudelijk voorbereiden, agenda opmaken en versturen, notuleren enz.) en lopende zaken tussen de vergaderingen in (uitwerken van brieven, binnengekomen mails archiveren, doorsturen en beantwoorden, nieuwsbrieven ontwikkelen en verspreiden en onlineomgevingen, o.a. van Sharepoint, OneNote, enz. van de deelraad bijhouden).

De vergaderingen van de deelraad BE vinden veelal plaats op de dinsdagochtend. Deze vergaderingen bestaan uit werkoverleg, vooroverleg met de directie en een wekelijks overleg met het dagelijks bestuur en de deelraad vergadert een keer per maand met de domeindirectie. Ook vindt er zes keer per jaar een overleg plaats tussen het dagelijks bestuur van de deelraad en voorzitters van de opleidingscommissies. De deelraad diensten vergadert om de twee weken (maandag of dinsdag).

De deelraad Diensten vergadert drie (soms twee) keer per maand (maandag of dinsdag) in een werkvergadering. Een keer per zes weken vindt een overlegvergadering plaats met de Directeuren van de diensten. Daarnaast vindt eens in de maand een commissievergadering plaats en een informeel overleg van het DB met de directeuren.

De deelraden zoeken een collega die beschikt over relevante werkervaring met een hoge mate van zelfstandigheid en uitstekende communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk. Je bent alert op wat er moet gebeuren en neemt veelal zelf het voortouw, communiceert makkelijk met zowel MT’s als met de deelraad en bent op meerdere momenten in de week (telefonisch en/ of online) beschikbaar (minimaal 3 verschillende dagdelen) voor contact en afstemmen van werkzaamheden. Je bezit minimaal een HBO diploma en bent dienstverlenend ingesteld.

Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor indiensttreding bij Hogeschool Windesheim.